Ich gründe meine Firma. Welches Buchhaltungstool benötige ich?
Mein Unternehmen wächst und wir brauchen ein neues Buchhaltungstool. Was sollten wir wählen?
... sind die Art von Fragen, die Sie sich vielleicht gerade stellen. Keine Sorge, mein Freund, wir haben eine klare Anleitung vorbereitet, wie Sie Ihre Buchhaltungssoftware richtig auswählen. Der Pluspunkt für unsere Schweizer Kollegen: Wir haben einen Vergleich der wichtigsten Akteure auf dem Markt aufgenommen.
Hier ist der Inhalt des Artikels:
- Leitfaden für schnelle Entscheidungen
- Wichtige Erkenntnisse darüber, was zu beachten ist
- Details zur Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware
- Vergleichsmatrix für Funktionen der Schweizer Buchhaltungssoftware
- Was ist mit Sway?
- Fazit
Leitfaden für schnelle Entscheidungen
... Oder ein kurzer Überblick über die wichtigsten Akteure der Schweizer Buchhaltungssoftware, sortiert nach Unternehmensgrößen.
Freelancer und sehr kleine Unternehmen (1-5 Mitarbeiter)
Ziehen Sie Sway in Betracht, wenn: Sie möchten den Bankabgleich automatisieren
Kleine Unternehmen (6-20 Mitarbeiter)
Ziehen Sie Sway in Betracht, wenn: Sie möchten die Kontierung automatisieren
Mittlere Unternehmen (21-100 Mitarbeiter)
Ziehen Sie Sway in Betracht, wenn: Sie benötigen eine automatisierte Rechnungsverarbeitung
Hinweise zur Preisgestaltung:
- Die Preise sind ungefähre Angaben und können je nach Modul, Benutzern und spezifischen Anforderungen variieren
- Individuelle Preisgestaltung erfordert in der Regel die Kontaktaufnahme mit dem Anbieter
- Einige Lösungen bieten jährliche Zahlungsrabatte
- Die Preise für Unternehmenslösungen hängen von der Unternehmensgröße und dem Umfang der Implementierung ab
- Die Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer und Implementierungskosten
- Für Einrichtung, Schulung und Anpassung können zusätzliche Kosten anfallen
Wichtige Erkenntnisse darüber, was zu beachten ist
- Vergleichen Sie nicht nur Funktionen und Preise, sondern berücksichtigen Sie auch die Gesamtauswirkungen auf Ihren Geschäftsbetrieb. Beispiel für ein Problem: Einsparung von wiederkehrenden Softwarekosten, aber doppelte Ausgaben für Integrationen.
- Machen Sie Ihre Wahl zukunftssicher, indem Sie den Wachstumskurs Ihres Unternehmens berücksichtigen. Beispielproblem: Schneller Wechsel der Lösung, weil Sie eine zweite Niederlassung eröffnet haben und die gewählte Lösung die Buchhaltung mehrerer Unternehmen nicht unterstützt.
- Die schweizerspezifischen Compliance-Anforderungen sollten oberste Priorität haben. Beispielproblem: Prüfungsprobleme aufgrund einer internationalen Software, die die schweizerischen Mehrwertsteuersätze nicht ordnungsgemäß verarbeitet.
- Benutzerakzeptanz und Teamfähigkeit sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Beispiel für ein Problem: Nach der Auswahl einer Software ohne Unterstützung in der Landessprache verlieren Sie am Monatsende Zeit.
- Datenmigrations- und Systemintegrationsfunktionen können über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Implementierung entscheiden. Beispielproblem: Bei etwas so Trivialem wie inkompatiblen Kontoauszugsformaten geht viel an Produktivität verloren (glücklicherweise kann Sway dabei helfen).
- Die Stabilität der Anbieter und der lokale Support in der Schweiz sind wichtiger als Sie vielleicht denken. Beispiel für ein Problem: Sie beenden Ihre Aktivität aufgrund eines Problems mit dem Tool und Sie haben keinen lokalen Support, der die lokalen Anforderungen versteht.
- Kalkulieren Sie die Gesamtbetriebskosten, nicht nur den ursprünglichen Preis. Beispielproblem: Eine billigere Lösung kostet am Ende mehr, da sie eine manuelle Dateneingabe erfordert. Beachten Sie, dass Sie sich in dieser Situation die Zeit nehmen sollten, dies zu überprüfen, da die Kombination Ihres Buchhaltungstools mit Sway Finance das Problem lösen könnte.
👉 Die ganze Geschichte: Was ist bei der Auswahl einer neuen Buchhaltungssoftware zu beachten
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen mag so einfach erscheinen wie der Vergleich von Funktionen und Preisen, aber in der heutigen komplexen Geschäftsumgebung gibt es noch viel mehr zu berücksichtigen. Als jemand, der gesehen hat, wie zahlreiche Unternehmen diese Entscheidung getroffen haben, kann ich Ihnen sagen, dass die erfolgreichsten Implementierungen aus dem Gesamtbild resultieren.
Und wenn Sie gerade erst Ihre unternehmerische Reise beginnen - herzlichen Glückwunsch! Als neuer Unternehmensgründer könnten Sie versucht sein, diese Entscheidung zu verschieben oder sich zunächst für die günstigste Variante zu entscheiden. Wenn Sie Ihre Finanzsysteme jedoch vom ersten Tag an korrekt einrichten, ersparen Sie sich später unzählige Kopfschmerzen. Auch wenn Ihre Anforderungen jetzt vielleicht einfach sind, suchen Sie nach Lösungen, die einen übersichtlichen Einrichtungsprozess, gute Lernressourcen und grundlegende Funktionen zur Einhaltung der schweizerischen Vorschriften wie QR-Rechnungen und Mehrwertsteuerberichterstattung bieten. Ziehen Sie Lösungen wie Banana oder Bexio in Betracht, die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionen und Einfachheit bieten. Denken Sie daran: Es ist viel einfacher, die Dinge von Anfang an richtig zu machen, als Ihre Daten später zu migrieren, wenn Ihr Unternehmen läuft.
Wenn Sie Ihr Unternehmen jetzt schon eine Weile leiten, lassen Sie uns darüber sprechen, was Sie wahrscheinlich nachts wach hält: Datenmigration und -integration. Bei der Umstellung Ihrer Finanzhistorie auf ein neues System geht es nicht nur darum, Daten zu exportieren und zu importieren — es geht auch darum, die Finanzgeschichte Ihres Unternehmens zu pflegen, ohne ein Kapitel zu verpassen. Bevor Sie sich in eine Lösung verlieben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, wie Ihre historischen Daten in das neue System gelangen und ob sie sich gut mit Ihren anderen Unternehmenstools kombinieren lassen. Diese E-Banking-Verbindungen, Zahlungsabwickler und CRM-Systeme? Sie müssen vom ersten Tag an reibungslos funktionieren.
Aber hier ist, was viele Unternehmen übersehen: Zukunftssicherheit. Ihr Unternehmen von heute könnte ganz anders aussehen als Ihr Unternehmen von morgen. Diese erschwingliche, einfache Lösung mag jetzt perfekt erscheinen, aber was passiert, wenn Sie in neue Kantone expandieren, mehr Teammitglieder hinzufügen oder mit mehreren Währungen umgehen müssen? Die Software, die mit Ihnen wächst, ist oft eine bessere Investition als eine, die nur den heutigen Anforderungen entspricht. Dies gilt insbesondere für das dynamische Geschäftsumfeld der Schweiz, in dem regulatorische Änderungen und digitale Innovationen wie QR-Rechnungen veraltete Systeme schnell zu einer Belastung machen können.
Apropos Schweiz: Lassen Sie uns das Thema Compliance wirklich angehen. Unser regulatorisches Umfeld ist einzigartig, und was in anderen Ländern perfekt funktioniert, muss hier möglicherweise erheblich angepasst werden. Die Mehrwertsteuererklärung, die kantonalen Steuervorschriften und die schweizerischen Lohnvorschriften sind nicht nur nette Dinge — sie sind unverzichtbar, auch wenn letztere mit einem separaten, speziellen Tool angegangen werden können. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung die schweizerische Geschäftsweise versteht, am besten mit Unterstützung vor Ort, die den Unterschied zwischen den kantonalen Anforderungen kennt.
Lassen Sie uns jetzt über Geld sprechen — aber nicht nur über das Preisschild. Denken Sie bei der Bewertung der Kosten an die Gesamtbetriebskosten: Implementierung, Schulung, Support, zusätzliche Benutzer und die scheinbar kleinen Extras, die sich schnell summieren können. Berücksichtigen Sie aber auch die Return on Investment (ROI). Wie viel Zeit spart Ihr Team durch automatisierte Prozesse? Welchen Wert haben Finanzinformationen in Echtzeit? Wie viel würden Sie sparen, wenn Sie Fehler reduzieren und die Einhaltung der Vorschriften verbessern würden? Manchmal kostet die teurere Lösung auf lange Sicht sogar weniger.
Der Faktor Mensch ist ein weiteres entscheidendes Element, das im Auswahlprozess oft übersehen wird. Die funktionsreichste Software der Welt hilft nicht, wenn Ihr Team sie nicht richtig einsetzt. Berücksichtigen Sie die technischen Fähigkeiten Ihres Teams, seine Bereitschaft, sich an neue Systeme anzupassen, und die Schulung, die es benötigt. Eine Lösung mit einer sanfteren Lernkurve und guter Unterstützung in der Schweizer Sprache könnte wertvoller sein als eine mit erweiterten Funktionen, die niemand nutzt.
Unterschätzen Sie abschließend nicht, wie wichtig es ist, Ihren Treuhänder zu konsultieren, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Schweizer Treuhänder verfügen über umfangreiche Erfahrung mit verschiedenen Buchhaltungslösungen und verstehen die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen wie Ihrem. Sie arbeiten täglich mit diesen Tools und können wertvolle Einblicke darüber geben, welche Lösungen für verschiedene Unternehmenstypen, Branchen und Größen am besten geeignet sind. Da sie außerdem wahrscheinlich über dieses System mit Ihnen zusammenarbeiten werden, ist ihr Input entscheidend für einen reibungslosen Betrieb und eine effiziente Zusammenarbeit. Eine Lösung, mit der Ihr Treuhänder vertraut ist und die er aufgrund seiner Erfahrung empfiehlt, kann Ihnen auf lange Sicht viel Zeit und Ressourcen sparen.
Denken Sie daran, dass die Wahl einer Buchhaltungssoftware nicht nur eine technische, sondern eine strategische Entscheidung ist, die Ihr Unternehmenswachstum entweder fördern oder behindern kann. Nehmen Sie sich die Zeit, nicht nur zu evaluieren, was Sie heute benötigen, sondern auch, was Ihrem Unternehmen in den kommenden Jahren am besten dienen wird. Ihr zukünftiges Ich (und Ihr Buchhalter) werden es Ihnen danken.
Vergleichsmatrix der Funktionen von Schweizer Buchhaltungssoftware
In den folgenden Tabellen haben wir die gängigsten Buchhaltungstools in der Schweiz auf Funktionsbasis verglichen. Anfang 2024 haben wir öffentlich verfügbare Informationen verwendet. Es entspricht daher möglicherweise nicht den neuesten Aktualisierungen oder spezifischen Implementierungsmöglichkeiten. Wir haben auch bewusst keine Lösungen wie SAP oder Netsuite berücksichtigt, die für viel größere Unternehmen gedacht sind. Wenn Sie danach suchen, haben Sie sicherlich auch ein paar Berater, die an dem Fall arbeiten!
Darüber hinaus kann Sway zusätzlich zu diesen verschiedenen Optionen als Automatisierungs- und Finanzverwaltungsebene dienen (siehe entsprechenden Absatz weiter unten).
Legende
✅ = Vollständig unterstützt
✔️ = Einfach oder teilweise unterstützt
❌ = Keine bekannte Unterstützung
💰 = Verfügbar als Premium-Feature oder separates Add-on
Kernfunktionen der Buchhaltung
Spezifische Merkmale für die Schweiz
Automatisierungs- und KI-Funktionen
Integrations- und API-Funktionen
Bereitstellungs- und Zugriffsfunktionen
Support und Schulung
Was ist mit Sway?
Mit Sway Finance können Sie alles automatisieren, was in dem von Ihnen ausgewählten Tool noch nicht automatisiert ist. Einfach ausgedrückt, optimiert es den Zugriff auf Bank- und Rechnungsdaten und ermöglicht die Automatisierung der Kontoeingabe auf der Grundlage Ihrer historischen Daten: Sie müssen keine Regeln manuell definieren und die Algorithmen lernen anhand Ihrer Eingaben. Die folgende Tabelle fasst zusammen, wie Sie Sway je nach verwendeter Buchhaltungslösung verwenden können.
Nutzung von Sway Finance für Ihre Buchhaltung
✅ = Vollständig unterstützt
✔️ = Teilweise unterstützt oder mit begrenztem Wert
❌ = Noch nicht unterstützt
🔧 = In Arbeit
Haben Sie ein anderes Tool oder einen anderen Anwendungsfall, den Sie gerne behandelt sehen würden? Wir würden uns freuen, davon zu hören! Kontaktiere uns.
Die wichtigsten Funktionen
- Lesen von Daten aus jedem Format, sei es PDF, CSV, CAMT oder Bilder
- Formatieren Sie die Daten so, dass sie Ihren Tools und Prozessen entsprechen
- Automatisierte Kontoeingabe
- Zahlungsorchestrierung: Bezahlen Sie sicher von Sway aus bei allen Ihren Banken
- Einfache und intuitive Oberfläche mit KPIs für das Cash-Management, damit Sie wissen, wo Sie in Bezug auf Verbindlichkeiten, Forderungen und Liquiditäten stehen
Für wen ist Sway geeignet und wie gut ist es?
Unsere aktuellen Kunden sind KMU und Treuhänder. Sie berichten, dass sie pro Unternehmen mehrere Stunden pro Monat für die Buchhaltung gespart haben. In der Regel dauert es 10 bis 12 Minuten, den monatlichen Rechnungsabschluss mit Sway durchzuführen.
Wenn Sie ein KMU leiten, optimiert Sway Finance Ihre Prozesse und senkt Ihre Buchhaltungskosten.
Wenn Sie ein Treuhänder sind, wird Sway Finance dasselbe tun, mal alle Ihre Kunden.
Du kannst probiere es noch heute oder fordern Sie eine Demo an um sich selbst davon zu überzeugen.
Fazit
Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eine wichtige Entscheidung, die sich auf Ihren gesamten Geschäftsbetrieb auswirkt. Funktionen und Preise sind zwar wichtig, aber der Erfolg hängt davon ab, das Gesamtbild zu berücksichtigen: Compliance, Integrationsmöglichkeiten, Skalierbarkeit, lokaler Support und Benutzerakzeptanz. Für viele Unternehmen kombiniert die ideale Lösung eine robuste Buchhaltungssoftware mit Automatisierungstools wie Sway Finance, um die Effizienz zu optimieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre aktuellen Bedürfnisse und zukünftigen Wachstumspläne zu evaluieren, und zögern Sie nicht, Demos von mehreren Anbietern anzufordern, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen.
Einband Bildnachweise: Stellr Web auf Unsplash
